Cómo solicitar los viáticos en mi empresa: qué debo hacer y pasos a seguir
Conozca cuál es la manera correcta para que pida los viáticos en la compañía para la que usted trabaja.
Con el propósito de asistir a una reunión por parte de la empresa fuera de su lugar de trabajo, es normal escuchar a un trabajador hablar sobre los viáticos. De hecho, el empleador es quien debe asignar el transporte, alimento y alojamiento en caso de que sea necesario.
El Ministerio de Trabajo, a través del concepto 23959 del 13 de febrero de 2014, determina que los viáticos “son sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para cubrir los gastos en que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de la sede habitual de trabajo: reconociendo principalmente, gastos de transporte, de manutención y alojamiento del trabajador”.
De acuerdo con lo anterior, el Código Sustantivo del Trabajo, por medio del artículo 130 reconoce las pautas para que los trabajadores puedan reclamar los viáticos a su respectiva empresa. A continuación, se los mostramos:
- Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que solo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.
- Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
- Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquellos que solo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.
¿Cómo puede reclamar los viáticos en la empresa para la que trabaja?
Con el propósito de llevar a cabo la legalización de viáticos en su compañía es de gran importancia que tenga en cuenta algunas pautas. En primera instancia, si usted es un empleado y tiene que cumplir un viaje, deberá legalizar los gastos de viaje con su compañía.
De acuerdo con información publicada por Tickelia, gestor de gastos y viajes de empresas, una de las recomendaciones en realizar una planificación previa para detallar los gastos durante su tiempo de estadía. Además, es importante que determine políticas de gastos y presupuestos para evitar futuros problemas.
Recuerde que la manera de establecer estos presupuestos es por medio de la especificación de los que son considerados viáticos, es decir, trasporte, hospedaje, alimentación, entre otros. Justamente estos pagos deben ser realizados por el empleador o contratante, en el que se deben especificar detalladamente los conceptos para los cuales son destinados.
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